什么是档案管理系统

档案管理系统，就是通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理;构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括:采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。

档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。

目前档案管理存在的问题

一、互联互通难实现

建设多个业务系统数字档案、或跨地域跨部门的大型企事业单位的各个分支容易形成“信息孤岛”，难以打破不同地域、不同系统的壁垒与界限，信息共享率低，难以实现整体数据展示与分析。

二、数据质量难把控

传统档案管理人员专业度参差不齐，在不同分公司、不同部门、不同地域的管理或多或少存在差异，不同的情况导致档案数据质量难以保证，不易实现统一管理、统一调配。

三、使用效率难提高

传统档案借阅及查询调取耗费时间长且无法实现全文检索，降低了使用效率；没有互通互联的档案更新频率也不及智能档案快，这使得众多值得借鉴的历史数据的复用程度降低，削弱了档案保存的重要意义。

四、存调成本难控制

传统档案保存浪费大量的纸张、空间，其调取与还回地过程中又耗费大量时间与精力，导致档案的存调成本高，难控制。

五、储存环境难掌控

传统档案的制成材料、温度、湿度、光线、污染物都会对档案“寿命”的长短起着至关重要的作用，而这些自然因素是比较难以掌控的。

从以上提到的几点来看，档案管理还存在许多问题，如果不去解决，虽然没有特别实质的影响，但还是会带来很多不便。相反，如果解决好了档案管理这个问题，那么或许工作的各个方面都能得到提升。

档案管理软件的作用

（一）提高工作效率

档案管理系统软件的发明，逐步替代了传统单一的档案归档模式，不用像以前过多编辑档案的条目及内容，完全可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息，可直接在系统中进行更改，省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节，节省了时间和资源。

如发现漏输的档案信息，可直接插入补充，简单易行，省去了对其他办公软件因不熟悉而造成的失误，使用者也可以随时随地查阅档案数据，直接进行关键字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻阅等，极大地提高了工作效率。档案相关文件输出时也采用了统一的电子格式，兼容于大多数电脑系统，方便打印和传阅。在上报归档信息工作方面，可将系统软件处理的结果直接加密上传到上级管理部门，节省了人力和时间。

（二）能够更好地开发档案内容信息

档案管理系统软件，可以在对档案的基础信息编辑之后，添加此档案的扫描电子图片，这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片，方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。

档案管理系统软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑，这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找，使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解，使档案内容发挥更大的作用。

同时，档案管理系统软件还包括数据的传送、接收、备份、恢复等功能，方便快捷，此外还具有用户管理、日志功能、事务提醒等。

（三）更好地实现档案保密功能

一般的办公软件只能设置简单的密码，极容易造成泄密，而档案管理系统软件可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作，可以设置人员的查阅权限等，这样就起到保密的效果。在查档人进行查档时，系统可自行记录，形成查询日志，对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计，以保证档案的使用安全。档案管理系统软件还配备了电子锁，即使别人打开了档案管理人员的电脑，也无法打开档案管理系统软件。

选择合适的档案管理软件

以上提到了档案管理软件的作用，证明了它对于办公还是很必要的，那么现在的问题就是选择一款好用的档案管理软件了。

这里推荐一款可以用来进行档案管理的软件——Baklib，它集中了在线协同、多人协同、文档处理、博客建站等属性，具有以下一些功能。

集中整理文档

协同在线操作
多级权限管理
水印、禁止复制
支持设置独立域名
站点分享功能

对于目前的各方面智能化的社会来说，档案的现代化管理的重要性不言而喻，而且想要实现也并非难事。所以最重要的问题就是如何用最好的方式来最有效地实现，这里只是分享了一个工具软件助力实现，但真正的选择还是要根据自己的需求出发，选择最适合自己的。

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