档案信息管理系统是对档案信息进行收集、整理、加工、存储, 并通过一定的技术装备和技术手段, 实现档案信息传递与交流功能的信息系统, 它是文献信息系统的重要组成部分, 与社会其他信息系统和工作系统有着密切关系, 具有一般信息系统的特性。首先, 它是一个与社会发生广泛联系并相互制约的开放式系统。档案信息管理系统从社会输入档案信息, 经过加工处理后再向社会提供档案信息服务, 是进行档案信息交流, 为社会各方面服务的档案信息中心; 其次, 它是人们为管理和利用档案信息的目的而建立的人工系统。与自然系统不同, 档案信息管理系统不仅满足于适应环境以求生存, 还能主动地改造环境以求发展。它可以预测未来趋势, 适应外部环境的变化, 及时调整和优化自身结构, 发展新的功能。

一、档案信息管理系统的结构与功能

1 . 输入子系统: 其功能是收集和鉴选档案材料, 使有价值的档案信息源源不断地输入到系统中。

2 . 存储加工子系统: 其功能是对档案中包含的信息进行揭示、加工与组织, 以档案条目和机读数据的形式, 对收集来的档案材料进行特征描述和信息存储, 使大量繁杂的档案信息有序化、系统化, 以便检索和利用。

3 . 输出子系统: 其功能是提供多种检索途径和检索手段,将经过加工处理了的档案信息提供给社会利用, 使用户能迅速、准确地查找到自己所需要的档案信息。

4 . 反馈子系统: 其功能是通过统计和用户调研等方式随时掌握和分析系统运行情况和用户需求状况, 使用户和系统之间得以交互, 从而保证相关档案信息的输出, 满足用户的信息需求,使系统不断完善和优化。

二、档案信息管理系统的优化控制

档案信息管理系统是由目标、资源、设备、方法和功能等要素组成的有机体, 须对它进行科学的管理及优化控制, 对系统的每一要素及其运行状况进行控制与协调, 使系统达到最佳运行效果, 保证系统目标的顺利实现。档案信息管理系统的优化控制可从以下方面着手:

1 . 统一规划, 整体协调, 合理地划分与组织系统的内部结构, 保证系统流通渠道的畅通, 使系统有目标、有计划地顺利进行。

2 . 通过规范化、标准化等措施, 提高系统的工作效率和质量, 避免重复劳动和人力、物力、财力的浪费, 使信息资源得以共享。

3 . 及时引进最先进的技术和设备, 加快自动化步伐, 使系统的功能不断加强。

4 . 科学地评价现有系统, 及时发现系统中存在的问题, 提出改进意见, 逐渐完善系统的结构和功能。

5 . 保持与外界的联系与沟通, 随时吸取其他信息系统的优点和长处, 以达到系统与外界环境的动态平衡。

三、档案信息管理系统的性能评价

1 . 信息的完备性。是否存储了足够的档案信息, 能否满足用户的多方需要。

2 . 系统的效率。能否快速、方便、有效地提供信息服务。

3 . 安全性。包括信息安全和系统运行安全等。系统提供的信息是否准确可靠, 有无保密措施, 能否合法监控; 系统发生故障的概率是否较低, 排除故障的措施是否有效等。

4 . 经济性。能否用较低的成本达到较大的社会效益和经济效益。

5 . 兼容性。系统各组成要素之间, 系统与其他信息系统之间能否分享信息处理成果, 在较大程度上实现信息资源共享。

6 . 扩展性。能否方便地增加结构和功能模块, 以随时适应环境的变化。

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