传统档案管理员因其的工作专业度参差不齐，由于职责要求规范化、标准化，基于不专业，容易导致不同的情况下档案数据质量难以保证，不易实现统一集中管理、统一合理调配。

一、互联互通共享难实现

关联到多个业务档案、跨地域跨部门、跨单位的信息传播，容易形成“信息孤岛”，很难做到打破不同地域、不同系统的壁垒与界限，信息共享率低，难以实现整体数据展示与分析。

二、使用效率难提高

传统档案借阅及查询调取难，效率低业导致了工作痛点显著，使得众多值得借鉴的历史数据的复用程度降低，削弱了档案储存的重要意义，档案价值得不到利用于开发。

三、存调成本难控制

传统档案储存会浪费大量的纸张，浪费成本大，其调取查阅难，容易被销毁不可逆转的恢复。

四、储存环境难掌控

传统档案容易受外界的影响，都会对档案“寿命”的长短起着至关重要的作用，就如环境湿度、光线、温度等难以掌控的因素。

档案管理软件的作用

（一）提高工作效率

档案管理系统软件的现身，主要是根据市场的需求以及时代信息化的推动而出现，其作用确实有助于档案管理的便利，所以才会逐步替代了传统单一的档案归档模式，把档案管理工作简单化，更标准化、更规范化。再使用中确实节省了不少人力和时间。

（二）实现档案保密防止泄露功能

用户在系统上能通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作，设置人员的查阅权限等，只有具备查阅人才能查阅档案，具有一定的保密效果。在查档人进行查档时，系统可自行记录，形成查询日志，对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计，以保证档案的使用安全。

（三）能够更好地开发档案内容信息

档案管理系统软件，能够直接再档案的基础信息编辑之后，添加此档案的扫描电子图片，这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片，方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。

档案管理系统软件能针对档案文件情况进行相关性编辑，方便后期检索工具对各种有关的电子文件进行查找，以及了解文档的来龙去脉，使档案内容发挥更大的作用。同时也具备数据的传送、备份、接收、恢复、移交、借阅等功能等。

选择合适的档案管理软件

据档案管理工作的需求，档案管理软件平台档案管理业务具有全面标准化、流程化，为档案移交、归档、借还等业务。文件管理系统软件还包括数据传输、接收、备份、恢复等功能，此外，它还具有用户管理、日志功能、交易提醒等。在安全上就更不可忽略了，多重安全机制，包括SSL网络加密传输、数字证书、电子印章、强密码登录控制等安全策略。

另外还支持：

1、文件管理

2、流程与协作管理

3、档案管理

4、综合知识管理

5、档案库房环境管理

6、OA办公自动化管理

7、证照与知识产权管理

8、定制功能开发

9、日程与考勤管理

10、提醒服务

11、知识搜索与知识支持

12、人事档案管理

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