外贸行业的档案资料其覆盖面是比较广，资料也比较多，越大的企业资料文档就越多，其中就包括规划、设计、研发、生产、品控、销售、财务、服务、物流等一系列环节，所涉及的文档类型多样、数量庞大，并环环相扣、关联度高，因此对办公管理、文档管理、流程管理有很高的要求。因此，行内也推荐使用外贸档案管理系统解决方案。下面来看一下外贸档案管理存在的痛点与外贸档案管理系统解决方案的分享。

外贸行业档案管理存在的痛点：

1、档案信息量大收集归档难：文档版本混乱，归档管理难，文件录入、管理靠人工，费时、费力，成本高。

2、海量项目文档管理难：缺乏统一管理，互通互联难，共享性差，影响企业协同工作效率。

3、离散档案数据管控难：多部门参与，形式不统一不规范，数据来源分散，集中采集难，无法实现批量集中归档，管理难。

4、流程信息及时追踪难：档案流动过程信息量大，无法有效管理，无法实时追踪，存在风险高。

5、机密项目安全保障难：核心资料缺乏安全管理，泄密风险高。

外贸行业档案管理系统解决方案：

1、企业档案的有效收、管、用更集中，更规范，可实现多途径文档上传，可通过系统建立图文档数据库，实现在线协作共享与外发。

2、项目档案的有效管控与可持续利用，档案实时可归档统计，借阅管理与到期提醒（完善的档案借还管理体系）。

3、电子化流程的及时追踪归档，实现办公无纸化工作，减少资源浪费，又防范档案资料丢失，流程可分组权限管理，实时监控流程信息归档。

4、实现核心项目资料的管控。细致化权限分配，档案操作日志监控，外发文件控制与水印覆盖加持。

5、机密文件的安全保障，多重安全机制保护，确保档案数据完整性，重要保密资料不外泄。

       外贸档案管理平台数万（或百万）企业的共同选择，它实现文件、文档、档案的收集、入库、整理、归档、查询、借阅、销毁等全生命周期管理。

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